Cách PropCRM thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của khách hàng.

1. Dữ liệu được thu thập

PropCRM có thể thu thập các nhóm dữ liệu sau trong quá trình cung cấp dịch vụ: thông tin tài khoản quản trị và người dùng nội bộ, dữ liệu khách hàng tiềm năng và giao dịch do khách hàng nhập lên, thông tin kỹ thuật về đăng nhập và sử dụng hệ thống, cùng dữ liệu tích hợp từ các kênh như website, mạng xã hội hoặc công cụ liên lạc khi khách hàng chủ động kết nối.

2. Mục đích xử lý dữ liệu

• Thiết lập và duy trì tài khoản tổ chức trên PropCRM.
• Cung cấp các chức năng CRM, chăm sóc khách hàng, báo cáo và tự động hóa quy trình.
• Đồng bộ dữ liệu từ các tích hợp mà khách hàng bật trong hệ thống.
• Phát hiện bất thường, bảo vệ an ninh thông tin, hỗ trợ điều tra sự cố và cải thiện hiệu năng dịch vụ.
• Gửi thông báo vận hành, hỗ trợ kỹ thuật hoặc cập nhật quan trọng liên quan đến tài khoản.

3. Cơ sở và trách nhiệm pháp lý

Khách hàng chịu trách nhiệm bảo đảm rằng dữ liệu cá nhân của người dùng cuối được thu thập và đưa vào hệ thống trên cơ sở hợp pháp. PropCRM đóng vai trò nền tảng xử lý dữ liệu theo chỉ định của khách hàng trong phạm vi dịch vụ được cung cấp, trừ các trường hợp pháp luật yêu cầu xử lý độc lập cho mục đích an toàn hệ thống, lưu vết vận hành hoặc tuân thủ pháp lý.

4. Chia sẻ dữ liệu

PropCRM không bán dữ liệu của khách hàng cho bên thứ ba. Dữ liệu chỉ có thể được chia sẻ trong các trường hợp cần thiết như: nhà cung cấp hạ tầng và dịch vụ kỹ thuật phục vụ vận hành hệ thống, đối tác gửi email/SMS hoặc kết nối mạng xã hội do khách hàng chủ động kích hoạt, hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo quy định pháp luật.

5. Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu

PropCRM áp dụng các biện pháp hợp lý về kỹ thuật và tổ chức để bảo vệ dữ liệu, bao gồm kiểm soát truy cập, phân quyền, lưu vết hoạt động, sao lưu, bảo vệ mật khẩu và giám sát an toàn hệ thống. Tuy vậy, không có môi trường điện tử nào tuyệt đối an toàn; khách hàng cũng cần phối hợp bằng cách phân quyền phù hợp, sử dụng mật khẩu mạnh và rà soát tích hợp định kỳ.

6. Thời gian lưu trữ

Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, thực hiện hợp đồng, đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết tranh chấp. Khi tài khoản chấm dứt, PropCRM có thể duy trì dữ liệu trong một khoảng thời gian hợp lý cho mục đích sao lưu, đối soát và tuân thủ trước khi xóa hoặc ẩn danh theo chính sách nội bộ.

7. Quyền của khách hàng và người dùng

Khách hàng có thể yêu cầu xem, chỉnh sửa, xuất hoặc xóa dữ liệu trong phạm vi tính năng hệ thống hỗ trợ và phạm vi pháp luật cho phép. Đối với yêu cầu liên quan dữ liệu cá nhân của người dùng cuối, PropCRM có thể yêu cầu xác minh thẩm quyền của bên yêu cầu trước khi xử lý.

8. Cập nhật chính sách

Chính sách bảo mật có thể được cập nhật để phản ánh thay đổi sản phẩm, thay đổi pháp luật hoặc thay đổi vận hành. Mọi phiên bản mới sẽ được công bố trên website hoặc trong ứng dụng. Việc tiếp tục sử dụng dịch vụ sau thời điểm cập nhật đồng nghĩa khách hàng đã ghi nhận phiên bản mới.